Também conhecida como assembleia de condomínio, o tema, sem dúvidas, é amplo e pode rondar diversas questões. Nessa matéria da PROSECURE, elaboramos um manual de boas práticas para garantir um compromisso mais agradável
Primeiramente, para quem não tem muita familiaridade com o assunto, precisamos deixar claro o que é uma assembleia de condomínio. Em suma, a assembleia nada mais é do que uma reunião de condôminos na qual diversos assuntos são aprofundados, tendo como tema principal os assuntos da vida condominial.
Como funciona a assembleia de condomínio?
Antes de tudo, no início do empreendimento, essa reunião possui outro caráter, com propósito de eleger o síndico e aprovar o regimento interno do edifício (que já comentamos nesta matéria). Porém, posteriormente, é tratado assuntos rotineiros do prédio, como orçamentos, obras, manutenções, vagas de garagem e outros pontos.
A assembleia é um evento muito importante na agenda do edifício. Por mais que o assunto possa afastar alguns moradores, é papel dos síndicos e administradores incentivarem a presença de todos e fazer com que a reunião seja atrativa e envolvente.
Com efeito de causar um momento agradável, nós, da PROSECURE, sugerimos que o ambiente de encontro seja um espaço de boa estrutura com temperatura afável. Também recomendamos a inclusão de água, café, suco e biscoitos, para assim criar um clima mais descontraído.
Os tipos de assembleia
As assembleias podem ser divididas em três categorias:
– Assembleia Geral Ordinária (AGO): reunião obrigatória, prevista em lei (Art. 24 – Lei 4.591/64 e 1.350) que acontece uma vez no ano para prestação de contas, aprovação das despesas dos últimos 12 meses e a previsão orçamentária para o próximo ano. É na AGO que também pode acontecer a eleição do conselho fiscal, síndico e subsíndico.
– Assembleia Geral Extraordinária (AGE): é a reunião convocada para a discussão de um tema específico, na qual não tem periodicidade pré-determinada ou definida.
– Assembleia Geral de Instalação (AGI): acontece na inauguração de um condomínio, que acabou de ser entregue pela incorporadora. Na AGI é realizado a inscrição de CNPJ junto à Receita Federal, contratação de seguro obrigatório e a eleição da equipe condominial, junto do primeiro síndico.
O valor da organização na hora da reunião
Sem dúvida informar assuntos a serem discutidos com antecedência é uma das melhores formas de se otimizar o tempo das assembleias, uma vez que todos já estarão preparados, com opiniões acerca do que será discutido. Por exemplo, se o assunto da reunião for portaria remota (que você pode saber mais clicando aqui), distribua comunicados e/ou insira avisos em ambientes de grande tráfego de pessoas, como elevadores.
Proponha regras aos condôminos
Com o intuito de realizar uma reunião pacífica e moderada, certamente, é importante que haja a determinação de regras para que todos sejam respeitados. O síndico ou o presidente da mesa (pessoa que conduz assembleia no ritmo certo) são os responsáveis pelo estabelecimento de tais normas e essas podem variar, bem como:
– Chegar sempre no horário.
– Celular desligado ou no silencioso.
– Seguir o que está na pauta para não haver delongas e desfoco.
– Não haver interrupções e levantar a mão para caso queira a palavra.
– Definir um tempo de fala máximo.
– Assuntos pessoais devem ser discutidos em outro momento.
Respeito é essencial
Acima de tudo, manter um diálogo de forma respeitosa e harmônica é fundamental para uma boa assembleia. Desse modo, é imprescindível que seja levado em consideração toda sugestão e crítica na organização da próxima reunião. É muito relevante que o síndico não tenha medo de se impor e advirta qualquer perturbação, a fim de manter a ordem.
Após a reunião é provável que síndicos e moradores permaneçam no ambiente conversando. Enquanto o presidente da mesa redige a ata da reunião, se você for um síndico, permaneça ali para esclarecer dúvidas pendentes e garantir que todos sejam ouvidos.
Além disso, as assembleias são momentos ideais para a discussão de portaria remota. Se você não sabe o que é portaria remota, temos um post aqui no blog da PROSECURE no qual explicamos como funciona a tecnologia. Clique aqui para conferir.